流程優化主要包括三個方面:
端到端流程架構設計——打通部門墻,構筑流程型組織,提升對客戶的協同服務能力;
流程規范化和整合——不斷將業務運作標準化和例行化,支撐執行力縱向落地;
流程完善——消除業務運作中的非增值活動,支撐業務績效在速度、成本、質量和客戶便利上獲得持續改善和優化。
流程優化實現步驟:
流程調研:對現有流程進行調研、診斷并發現現有流程存在的問題和不足,實現途徑包括績效評價、事故檢討、客戶反饋、檢查控制和學習研究等。
流程分析:主要是分析現有流程中存在的問題和改善機會,探尋問題產生的原因機理和影響因素,為后一步的改進行動提供指引。
流程改進:對現有業務流程當中發現的問題展開修改、補充、調整等改進工作,方法包括訪談法、頭腦風暴法、德爾菲法以及標桿學習法。
流程實施:在對業務流程修訂改進后,進行簽署發布、宣傳培訓、現場指導并對新流程試運行過程中執行情況和實施效果進行檢 查、監督、糾正,評估流程改進效果,如出現異常及時組織調整,試運行成熟后使之在操作中成型固化。
流程優化的關鍵成功因素:
領導全面支持。流程優化是一個系統的改革,是“一把手”工程。流程管理需要有組織的調整作支撐,而組織的調整會涉及很多人的利益,領導人的決心和意志將是推動流程重組的原動力。
持之以恒的培訓,包括管理思想和管理團隊的培訓,將領導者的改革思想逐層傳遞到員工,使全體員工統一思 路,保持一致行動;
廣泛參與。所有受實施影響的相關部門的負責人都應該參與到項目之中。充分的溝通和培訓是確保全員參與的手段與方法。同時,員工是流程的最終執行者,員工的參與有助于及早適應和改進系統;
實施時考慮使用“試點改進推廣”方法。流程管理不可能一步到位,要通過“試點改進推廣”的多次循環,不斷發現問題和作出改進。通常選擇能夠從流程優化中獲益最大的部門作為試點部門;